Убираем бессмысленность из 1:1 встреч и делаем их классными
Поделюсь тезисами из очень классного выступления для случаев, когда 1:1 встреч у вас ещё нет или уже нет (например, были, но вы в них разочаровались). Ссылку на видео с выступлением оставлю в самом конце вместе с несколькими полезными статьями, которые отлично дополнят эту 👇
Типовая проблема многих 1:1 встреч — сотрудник и руководитель приходят к ней за разными вещами.
- Сотрудник хочет получить обратную связь по своей работе.
- Руководитель хочет узнать статус задач/проектов.
При этом сотрудник часто не в курсе приоритетов руководителя, отсюда и его общее ощущение бессмысленности 1:1 встреч.
А ещё 1:1 встреча — это часто чуть ли не единственная точка общения руководителя и сотрудника. Давайте всё это исправлять!
Заметки руководителя о каждом сотруднике
Пополняем каждый день или с достаточной регулярностью, это база для обсуждения на 1:1 встречах.
- Трекеры фактов / привычек, не только бинарные, но и числовые: число отвеченных вопросов в чате саппорта, число заблокированных задач на доске в jira, опоздания на встречи, сколько раз пополнял базу знаний, в какие дни проходил дополнительные курсы и т.п.
- Личное дело / дневник эмоций.
Заполняется, когда случается определённое событие, в таком формате:
- максимально конкретный факт (“Вася нахамил Пете”)
- свои эмоции про ситуацию
- реальные последствия для команды.
Опрашиваем сотрудников
Держим в голове, что руководитель обычно ходит на 1:1 встречи за статусом, а сотрудник — за обратной связью.
Дальше очень поможет спросить своих сотрудников, а собственно, зачем (или “за чем”) они ходят на 1:1 встречи с вами? За обратной связью? А как выглядит та самая обратная связь с их точки зрения? Ключевые показатели, по которым вы, как руководитель, считаете, что сотрудник справляется, как-то ещё и т.п.?
Форматы обратной связи на 1:1 встрече
- Субъективное мнение (“ты молодец”)
- Таблица показателей с оценками, можно числовыми, можно текстом.
Например: “клиентоориетированность — удовлетворительно, самостоятельность — хорошо, управление командой — хорошо, общий результат — удовлетворительно” - Колесо баланса: те же самые оценки, только в формате колеса, чтобы были видны все “перекосы”
- Бинарный список с галочками.
Например: клиенты целом довольны ответами этого сотрудника поддержки — ✅, были ли жирные косяки в работе за последний месяц— ✅ и т.п.”
Записи и календари:
- Очень желательно записать встречу хотя бы в формате аудио, ниже будет подробнее про пользу этого подхода.
- Во время встречи делайте заметки и фиксируйте все договорённости.
- Не пихайте все встречи подряд впритык друг к другу. Я сама этим грешила, теперь никому не советую 🙈 Это очень сильно истощает, к последнему собеседнику вы уже выжаты, плюс нет времени на рефлексию.
А теперь о пользе рефлексии и аудиозаписей.
Рефлексия
Это анализ, того как всё прошло, и он делается сразу после встречи, поэтому заранее(!) забронируйте себе под него слот в календаре 📅
- Проанализируйте встречу целом, отдельно отметьте, что пошло не так.
- Послушайте аудиозапись, из неё можно взять очень много инсайтов (это как выступить на конференции и потом посмотреть, как выступление выглядело со стороны).
- Зафиксируйте, о чём говорили и о чём договорились на встрече.
Можно дополнительно отправить фоллоу-ап с результатами вашему сотруднику.
Контроль договоренностей с сотрудником:
- Зачем это делать?
Потому что если вы не контролируете результаты, то они вам не нужны и можно потратить это время более полезно. - Как не надо делать?
В расплывчатом формате (“а давай ты попробуешь?” — “а давай я попробую”), потому что такое сложно контролировать. - Как надо делать?
“Я посмотрю твою диаграмму в следующий четверг. Если её к этому сроку не будет — мне будет сложно поставить тебе высокую оценку на следующем ревью”.
Расширение формата обратной связи
В этой секции речь пойдёт об ИПР — индивидуальном плане развития сотрудника. Как жизненно заметили в выступлении, обычный жизненный цикл ИПР — это на очередном performance review грустно понять, что обычная работа всё это вытеснила 😭
Если хочется выйти из этого порочного круга, то можно использовать 1:1 встречи, чтобы в постоянном порядке работать над ИПР. Например, проанализировать:
- сделали ли хоть что-то;
- есть ли что-то конкретное, что могли сделать, но не сделали;
- что сотрудник реально может сделать до следующей 1:1 встречи из своего ИПР;
Интересные идеи, или “знай своего коллегу”
Как мы разбирали выше, одна из типовых проблем 1:1 встреч — это что они являются чуть ли не единственной точкой общения руководителя и сотрудника. Следовательно, помимо регулярных 1:1 должны быть ещё точки по принципу “знай своего сотрудника, а они пусть знают вас”. В выступлении была пара классных идей:
- Делать флуд встречу для всех “давай поболтаем”: все обедают, подключаются и болтают.
- Коллективно пройти тест (типа DISC) и потом обсудить результаты, очень тимбилдинговая штука 👍
Подводим итоги:
- Обратная связь — самое желанное на встрече, поэтому давайте её эффективно.
- Люди делают не то, что ты ожидаешь, а то, что ты проверяешь.
- Спросите своих сотрудников, зачем они ходят на 1:1 встречи (“чтобы что?” и в чём конкретно выражается это “что”).
- Заведите лог встреч или личное дело.
- Формализуйте обязательную часть программы (те самые форматы обратной связи), чтобы была конкретика.
- Следите, чтобы 1:1 не был единственной точкой общения вашего сотрудника с вами.
- Узнавайте всё про каждого человека (и в обратную сторону: чтобы сотрудники узнавали друг про друга и про вас).
- Работайте над качеством встреч (грамотное выделение времени в календаре, рефлексия, контроль договорённостей).
Бонусные статьи в тему 🔥
- “Как давать правильную обратную связь и принимать критику в свой адрес”
- “Как правильно выстроить встречи 1:1 с начальником”
- “Делегирование, постановка и контроль задач”
- Оцениваем баланс задач — собственный и своих сотрудников
- Опрашиваем свою команду про изменения, микроклимат и процессы
- Что делать, если сотрудник не тянет (лоуперформеры)
Ссылка на видео: