Убираем бессмысленность из 1:1 встреч и делаем их классными

Olga Skvortsova
4 min readOct 18, 2023

--

Поделюсь тезисами из очень классного выступления для случаев, когда 1:1 встреч у вас ещё нет или уже нет (например, были, но вы в них разочаровались). Ссылку на видео с выступлением оставлю в самом конце вместе с несколькими полезными статьями, которые отлично дополнят эту 👇

Типовая проблема многих 1:1 встреч — сотрудник и руководитель приходят к ней за разными вещами.

  • Сотрудник хочет получить обратную связь по своей работе.
  • Руководитель хочет узнать статус задач/проектов.

При этом сотрудник часто не в курсе приоритетов руководителя, отсюда и его общее ощущение бессмысленности 1:1 встреч.
А ещё 1:1 встреча — это часто чуть ли не единственная точка общения руководителя и сотрудника. Давайте всё это исправлять!

Заметки руководителя о каждом сотруднике

Пополняем каждый день или с достаточной регулярностью, это база для обсуждения на 1:1 встречах.

  • Трекеры фактов / привычек, не только бинарные, но и числовые: число отвеченных вопросов в чате саппорта, число заблокированных задач на доске в jira, опоздания на встречи, сколько раз пополнял базу знаний, в какие дни проходил дополнительные курсы и т.п.
  • Личное дело / дневник эмоций.
    Заполняется, когда случается определённое событие, в таком формате:
    - максимально конкретный факт (“Вася нахамил Пете”)
    - свои эмоции про ситуацию
    - реальные последствия для команды.

Опрашиваем сотрудников

Держим в голове, что руководитель обычно ходит на 1:1 встречи за статусом, а сотрудник — за обратной связью.
Дальше очень поможет спросить своих сотрудников, а собственно, зачем (или “за чем”) они ходят на 1:1 встречи с вами? За обратной связью? А как выглядит та самая обратная связь с их точки зрения? Ключевые показатели, по которым вы, как руководитель, считаете, что сотрудник справляется, как-то ещё и т.п.?

Форматы обратной связи на 1:1 встрече

  • Субъективное мнение (“ты молодец”)
  • Таблица показателей с оценками, можно числовыми, можно текстом.
    Например: “клиентоориетированность — удовлетворительно, самостоятельность — хорошо, управление командой — хорошо, общий результат — удовлетворительно”
  • Колесо баланса: те же самые оценки, только в формате колеса, чтобы были видны все “перекосы”
  • Бинарный список с галочками.
    Например: клиенты целом довольны ответами этого сотрудника поддержки — ✅, были ли жирные косяки в работе за последний месяц— ✅ и т.п.”

Записи и календари:

  • Очень желательно записать встречу хотя бы в формате аудио, ниже будет подробнее про пользу этого подхода.
  • Во время встречи делайте заметки и фиксируйте все договорённости.
  • Не пихайте все встречи подряд впритык друг к другу. Я сама этим грешила, теперь никому не советую 🙈 Это очень сильно истощает, к последнему собеседнику вы уже выжаты, плюс нет времени на рефлексию.

А теперь о пользе рефлексии и аудиозаписей.

Рефлексия

Это анализ, того как всё прошло, и он делается сразу после встречи, поэтому заранее(!) забронируйте себе под него слот в календаре 📅

  • Проанализируйте встречу целом, отдельно отметьте, что пошло не так.
  • Послушайте аудиозапись, из неё можно взять очень много инсайтов (это как выступить на конференции и потом посмотреть, как выступление выглядело со стороны).
  • Зафиксируйте, о чём говорили и о чём договорились на встрече.
    Можно дополнительно отправить фоллоу-ап с результатами вашему сотруднику.

Контроль договоренностей с сотрудником:

  • Зачем это делать?
    Потому что если вы не контролируете результаты, то они вам не нужны и можно потратить это время более полезно.
  • Как не надо делать?
    В расплывчатом формате (“а давай ты попробуешь?” — “а давай я попробую”), потому что такое сложно контролировать.
  • Как надо делать?
    “Я посмотрю твою диаграмму в следующий четверг. Если её к этому сроку не будет — мне будет сложно поставить тебе высокую оценку на следующем ревью”.

Расширение формата обратной связи

В этой секции речь пойдёт об ИПР — индивидуальном плане развития сотрудника. Как жизненно заметили в выступлении, обычный жизненный цикл ИПР — это на очередном performance review грустно понять, что обычная работа всё это вытеснила 😭

Если хочется выйти из этого порочного круга, то можно использовать 1:1 встречи, чтобы в постоянном порядке работать над ИПР. Например, проанализировать:

  • сделали ли хоть что-то;
  • есть ли что-то конкретное, что могли сделать, но не сделали;
  • что сотрудник реально может сделать до следующей 1:1 встречи из своего ИПР;

Интересные идеи, или “знай своего коллегу”

Как мы разбирали выше, одна из типовых проблем 1:1 встреч — это что они являются чуть ли не единственной точкой общения руководителя и сотрудника. Следовательно, помимо регулярных 1:1 должны быть ещё точки по принципу “знай своего сотрудника, а они пусть знают вас”. В выступлении была пара классных идей:

  • Делать флуд встречу для всех “давай поболтаем”: все обедают, подключаются и болтают.
  • Коллективно пройти тест (типа DISC) и потом обсудить результаты, очень тимбилдинговая штука 👍

Подводим итоги:

  • Обратная связь — самое желанное на встрече, поэтому давайте её эффективно.
  • Люди делают не то, что ты ожидаешь, а то, что ты проверяешь.
  • Спросите своих сотрудников, зачем они ходят на 1:1 встречи (“чтобы что?” и в чём конкретно выражается это “что”).
  • Заведите лог встреч или личное дело.
  • Формализуйте обязательную часть программы (те самые форматы обратной связи), чтобы была конкретика.
  • Следите, чтобы 1:1 не был единственной точкой общения вашего сотрудника с вами.
  • Узнавайте всё про каждого человека (и в обратную сторону: чтобы сотрудники узнавали друг про друга и про вас).
  • Работайте над качеством встреч (грамотное выделение времени в календаре, рефлексия, контроль договорённостей).

Ссылка на видео:

--

--

Olga Skvortsova
Olga Skvortsova

Written by Olga Skvortsova

Support team lead и большой фанат Zendesk. 100+ статей в блоге, где я извлекаю уроки из своего и чужого опыта 😅 Telegram: https://t.me/oskv0

No responses yet