Кайдзен-планирование со всеми его плюсами
Я уже рассказывала про свой опыт, что уже пару лет живу по системе GTD и она меня полностью устраивает. Что меня не устраивает — это с какой страшной скоростью в мою жизнь прилетают новые задачи и что у нас ужас в семейном to-do, когда надо делить с мужем бюрократические дела по банкам, звонкам сантехнику, записи ребёнка в школу и т.п. При этом каждое сделанное дело тянет за собой пять новых 🤦️
Последние пару месяцев я тестировала кайдзен-планирование (КП), по ощущениям это микс из канбан-досок и философии про поиск дела жизни.
В этой статье поделюсь основными принципами, причём разнесу технический и философский аспект по отдельным секциям. Ссылку на длинную лекцию-первоисточник как обычно оставлю в самом конце 👇
Предварительная подготовка
- Понадобится стопка стикеров и пустая доска с возможностью рисования (например, белая маркерная).
- Стикеры нужны именно бумажные, потому что кайдзен-планирование активно использует тактильные ощущения.
Вы в буквальном смысле слова будете чувствовать свои мысли руками (писать на стикер идеи и задачи, перемещать его по доске и т.п.).
Если вы ни в каком виде не дружите с бумагой, то можно использовать доски Trello. - В первый раз достаточно одноцветных стикеров. Есть ещё вариант с фильтрами по сферам жизни (о них ниже), для него лучше брать стикеры 5 разных цветов.
Что делаем?
- Берём стикеры и в любом порядке пишем на них все свои хотелки, желания и задачи.
- 1 мысль — это 1 карточка (“купить автомобиль”, “сходить на концерт”, “выучить язык”, “сделать слайды к презентации”, “запланировать отпуск”, “подготовить отчёт к пятнице”).
- Над формулировками и глобальностью задач пока особо не думайте, это будем делать дальше.
- Основная цель на этом этапе: “выгрузить голову”, так как основное беспокойство вызывают именно незаконченные дела, общее ощущение списка дел и боязнь что-то забыть. Поэтому пишем до тех пор, пока в голове не наступит пустота.
Сделали? Теперь дробим большие задачи на более мелкие:
- Вот, скажем, у нас есть стикер с мечтой выучить немецкий язык. Можно прикинуть, как её превратить в самые первые простые шаги, чтобы сдвинуться с мёртвой точки. Например, для начала можно найти подкаст для изучающих немецкий, поставить какое-нибудь приложение типа Duolingo, погуглить преподавателя на italki, выучить алфавит, счёт, простые фразы приветствия и прощания и т.п. (все названия платформ здесь даны просто как примеры).
- Важно: задачи должны быть измеримыми, момент окончания задачи должен быть предельно ясным
Сделали?
Выгрузив все мысли и дела из головы, сидим минут 15 и думаем “что же мы ещё забыли?”. Как правило, обязательно всплывает что-то ещё, поэтому переносим все эти дела на стикеры.
Ещё на этом этапе можно к стикерам применить фильтры про дело жизни, колесо баланса и т.п. Я их очень подробно описала в отдельной секции, а сейчас давайте расскажу про общий принцип работы со стикерами 👇
Годовой канбан
Это нечто вроде общего overview дел на текущий год, откуда мы будем набирать себе стикеры с задачами на текущий месяц.
Рисуем 3 колонки:
- нужно сделать: совокупность дел на этот год (да, их много 🙈)
- запланировано: дела, по которым уже известны месяцы или конкретные даты
- сделано
Теперь давайте разбирать мешанину из стикеров в колонке “нужно сделать”. На этом моменте у нас появляется ещё одна доска — текущий месяц. В примере ниже это август 2023.
Здесь важно, что мы не создаём 12 досок на каждый месяц в году, а работаем только с годом и текущим месяцем. Если в годовом канбане есть задача, которую надо сделать в декабре, то мы пишем на стикере с этой задачей “сделать в декабре” и помещаем в годовое “запланировано”.
Канбан на текущий месяц
Столбики будут такие:
- нужно сделать
- запланировано
- в процессе исполнения (мяч на моей стороне)
- в процессе исполнения (мяч на чужой стороне)
- сделать сегодня
- сделано
Общий принцип:
- Стикеры с делами постоянно “гуляют” по столбикам доски.
- Мы смотрим на свой годовой канбан и прикидываем, что из годового “нужно сделать” мы либо сможем сделать в августе, либо по датам нужно сделать в августе.
Переклеиваем эти стикеры из годового канбана в столбец “нужно сделать” нашей доски за август. - Если мы ждём от кого-то ответа (например, у нас есть задача “встретиться с Васей”, мы ему написали свои предложения по датам и ждём реакции), то стикер “встретиться с Васей” мы переклеиваем в столбец “в процессе исполнения (мяч на чужой стороне)”.
- Аналогично, если кто-то ждёт ответа от нас. Например, Вася нам написал варианты даты и времени, мы ему ответили, а стикер переклеили в столбец “в процессе исполнения (мяч на нашей стороне)”.
- Если знаем даты каких-то дел, то сразу переносим их в столбец “запланировано”.
Здесь отмечу, что канбан не заменяет ежедневник, это скорее глобальный обзор ваших дел с фокусом на важное. Поэтому если 20-го августа в 08:00 у вас стоматолог, то стикер “сделать чистку у стоматолога” у вас будет висеть в столбце “запланировано”, а вот напоминалку или будильник в телефоне вы ставите сами 😎
С утра:
- Посвящаем несколько минут планированию и переносим нужные задачи в нужные столбики, тем самым обновляя их статусы.
- Если что-то из дел нужно сделать именно сегодня, переносим в столбец “сделать сегодня”.
Важно: эти дела должно быть реально сделать за сегодня, не надо пихать туда всё, иначе будет как на картинке ниже:
В течение дня:
- Из гигантского количества дел, желаний и хотелок, надо делать только те 2–3, которые у вас приклеены в столбце “сегодня”.
- Если прилетает новая задача, то в зависимости от срочности клеим её либо в столбец “нужно сделать” текущего месяца, либо столбец “нужно сделать” годовой доски.
Вечером:
- Если что-то не успели сделать, то переносим эти стикеры из столбика “сегодня” в столбики “в процессе исполнения”.
- Всё сделанное переносим в столбик “сделано” ✅
В последний день месяца:
- Стикеры “сделано” из доски за месяц переносим в столбец “сделано” у общей доски за год. Обратите внимание, что список сделанного будет удлиняться физически, это нереально подбадривает 😍
- Делаем доску на следующий месяц (например, сентябрь 2023) с такими же типовыми столбиками: “нужно сделать”, “запланировано”, “в процессе исполнения (мяч на моей стороне)”, “в процессе исполнения (мяч на чужой стороне)”, “сделать сегодня”, “сделано”.
- Если есть дела, привязанные к датам этого месяца, то переносим их сюда в “запланировано” из нашего общегодового “запланировано”. Например, в конце ноября переносим на декабрьскую доску ту самую задачу на декабрь из примера.
- Набираем себе пул задач на месяц из общегодового “нужно сделать”.
Отдельные полезные советы:
- В идеале надо стремиться сокращать количество дел “в процессе”, чтобы не распыляться.
- Если дело на стикере у вас постоянно кочует несделанным из месяца в месяц, то после 3-го кочевания надо сесть и подумать, а точно ли его вообще надо делать (см.ниже про фильтры).
- В примере “выучить немецкий язык” в годовых планах у нас был стикер “выучить счёт”. Эту задачу можно раздробить ещё сильнее, например, спросить себя: что мы реально можем сделать в ближайший месяц? Например, выучить цифры 0–10 на немецком. Поэтому пишем на карточке “выучить 10 цифр” и кидаем в свой канбан за август в столбец “нужно сделать”.
Ну а теперь, зная основы, оценим плюсы кайдзен-планирования 👇
Плюсы КП:
- Оно даёт ощущение контроля над жизнью: все мысли “выгружены” на стикеры, все задачи упорядочены, есть общий overview всех задач.
- Есть отдельный столбец сделанных дел, он постоянно растёт и есть ощущение прогресса.
Это прямо жирный плюс на фоне других систем планирования, где сделанное дела вычёркиваются и пропадают из списка. - “Обычный” список дел фокусируется на том, что мы делаем, а КП на том, что мы сделаем, то есть на результате.
- КП заточен под то, что все хотелки и задачи у вас всегда перед глазами (а то, что вы не видите, вы не контролируете и с высокой вероятностью никогда не осуществите).
“Пока что это всё про канбан-доски, а где же здесь кайдзен?” — примерно то же самое думала и я, поэтому вот ниже будет отдельный конспект про философию.
Поиск своего призвания
Для того, чтобы достичь счастливой жизни, надо планировать правильные вещи. Если мы не знаем для чего живём— мы планируем неправильные вещи и в результате эффективно делаем то, что на самом деле делать не нужно 😭
В лекции посоветовало такой метод для поиска своего призвания и тех самых правильных вещей, смотрим на картинку ниже:
Помните тот кусок, где мы выгружали мысли, мечты и дела на стикеры? Наконец-то мы можем посмотреть на них в ключе нашего призвания и миссии, так что читаем дальше 💪
Фильтр через миссию
В лекции был пример, где ведущий отвечал на вопрос “кто я и для чего живу?”, то есть про свою миссию в этом мире. В его случае это было “я — тот, кто живёт счастливой жизнью с пользой для общества и окружающей среды”.
Если при пафосных словах “миссия” или “большие цели” вы скептически улыбнулись, то вот тут я про них писала отдельно подробнее:
Ну а мы пока попробуем разнести наши стикеры из самого первого этапа, где мы “выгружали” голову, на столбцы нашей собственной миссии.
Если взять пример выше, то это будут столбцы “Это делает меня счастливее?”, “Это полезно обществу?” и “Это полезно окружающей среде?”
А что делать с теми стикерами, которые не влезли в миссию? 😅
В идеале надо подумать над ними, откуда они вообще берутся в нашей жизни. Например, это может быть что-то модное, навязанное нам извне (например, стикер “купить машину”).
Фильтр по колесу баланса:
Делим все стикеры из этапа “выгрузки головы” на 5 групп:
- личностное развитие
- семья
- работа
- общественные дела
- хобби
И сразу становится видно, есть ли перекосы и чего не хватает. А ещё на этом этапе можно добавить это самое нехватающее в свой годовой канбан.
Не знаю как вы, а я в последние несколько лет очень скептически отношусь к планированию целого года 😥
Тем не менее, семейный to-do список дел прекрасно вписывается в концепцию месячного и годового канбана, все дела на виду, всё под контролем, есть прекрасный столбец того, что уже сделано, и он постоянно растёт.
А ещё я волей-неволей проверяю все новые стикеры на предмет “хочу”/“должен” и на колесо баланса. И уже за одно это хочется сказать лектору большое спасибо, а ещё спасибо всем вам, кто дочитал этот лонгрид до конца ❤️
Ссылка на видео:
