Как поймать дзен продуктивности в работе и быту, используя ToDoIst (личный опыт)

В конце марта мне окончательно надоела комбинация из ежедневника (пусть и очень любимого), google keep, trello и маркерной доски, между которыми я делила рабочие дела, семейные дела и проект по блогу. Было чувство, что несмотря на организованность и умение делать всё вовремя с нужными напоминалками, можно высвободить ресурс и вести учёт дел намного оптимальнее.

Я тогда пристально смотрела в сторону системы GTD (getting things done), про принципы которой написала в статье “Как всё успевать и ничего не терять”. В результате именно на эту систему перешла и уже больше чем полгода очень счастлива! 😍 Что главное — появилось нереальное чувство спокойствия от того, что все мои задачи, мечты и планы хранятся в одном месте.

Если бы мне кто-то год назад сказал, что я изменю своему любимому Google Keep с приложением ToDoIst, я бы долго смеялась, но сейчас я ничто не рекомендую так же сильно. Вот здесь есть хорошая статья Сергея Бубенина про настройку ToDoIst, она очень помогает всё настроить правильно.

Для ознакомления с системой GTD хватит двух статей выше, а в этой статье расскажу, что лично у меня получилось хорошо и над чем по-прежнему работаю. В целом лично у меня сложилось ощущение, что GTD отлично зайдёт методичным организованным людям (в мире IT таких много), а вот более творческим, “хаотичным”, возможно, стоит посмотреть в сторону других систем.

Как это работает у меня:

• В приложении на телефоне и в браузере перманентно открыт раздел Today с текущими задачами.
• Утром я проверяю список, чтобы примерно прикинуть, что сегодня надо сделать. Второй раз проверяю в районе часа дня, вечером не смотрю вообще.
• В ToDoIst я заношу ВСЁ, даже если это не канонические задачи, а планы, мечты или смутные желания. Раз в неделю смотрю inbox с этим самым “всем”, удаляю неактуальное, назначаю на ближайшие недели нужное и дроблю большие задачи, иначе к ним не подступиться (об этом ещё расскажу подробнее).

Что удобно запихнуть в приложение:

• Очевидные рабочие дела (“написать клиенту N”).
• Всякое внезапное (“позвонить в банк”, “написать педиатру”, “заказать канистру средства для стирки”).
• Вся (без шуток ВСЯ) перманентная рутина: в конце месяца я пишу список прочитанных книг, забиваю расходы в приложение, чищу фотографии в телефоне.
  Аналогично в начале месяца я смотрю аналитику по Help Center, чищу общее файловое хранилище команды, раскладываю по нему присланные клиентами файлы, 5-го числа каждого месяца отправляю в бухгалтерию письмо про бонусы сотрудникам и т.п.
• Редкие рутинные задачи:
  - раз в квартал просмотреть аптечку и выкинуть просроченное;
  - раз в 4 месяца вызвать Экомобиль;
  - раз в полгода посмотреть папку с бумажными документами и выкинуть неактуальные.
  Удобно не вспоминать про эти события хаотично (“что-то я давно не разбирала аптечку”), а делать редко и системно, запихивая их в приложение в формате повторяющихся каждые N месяцев задач.
• Рутина домашней уборки и стирки: мытьё полов по условным средам, смена полотенец по четвергам и т.п.
• Ежемесячные полумедицинские задачи: сменить линзы, докупить витамины и т.п.
• Мелочи, о которых помнишь только в моменте: если на прогулке с ребёнком у меня разрядились наушники, то с 99% вероятностью я закручусь и забуду их зарядить, когда через два часа окажусь дома. Проще прямо на улице вбить в телефон задачу “наушники”, придёт время посмотреть список дел — вспомню про них и поставлю на зарядку.
• Весь проект по блогу: отсмотреть какие-то материалы, внести правки. Если попадается видео, которое хочется посмотреть и рассказать потом в блоге, ссылку тоже запихиваю задачей в ToDoIst.
• Курсы: если покупаю обучающий курс из N видео, то сразу делаю задачу с подзадачами “Видео 1”, “Видео 2”, “Видео N” и отдельной подзадачей “упорядочить конспект”. Конспект правлю в самом конце, когда весь материал отсмотрен.
• Лонгриды: раньше, если мне встречался классный лонгрид, на который в данный момент не было времени, то все они копились в Pocket, пока не дойдут руки. Как вариант, висели в браузере, глаз “замыливался” и переставал замечать эту вкладку 😅
  Сейчас я сразу забиваю ссылку в задачу ToDoIst и переношу на условные выходные, когда смогу выделить время и почитать.

Удобные вещи:

• ToDoIst на лету распознает штуки вроде “every month”.
  Например, можно написать сплошным текстом “внести расходы every end of month” и задаче автоматически проставятся даты и репетативность.
• Ярлыки: можно ими разделить рабочие и бытовые задачи, можно сделать отдельные тэги вроде “5-minute task” на всякую мелочь, можно сделать именные для коллег и связанных с ними дел (например, для группы задач, завязанных на руководителя другого отдела).
• Фильтры на любой вкус и запрос. У меня вторым по популярности списком после today стал фильтр “все горящие” — задачи с самым высоким приоритетом, которые надо убиться, но сделать.

Это моя любимая картинка 😅 А если серьезно, то вот мои лайфхаки и инсайты, плюс делюсь работающим методом про дробление задач.

• Инбокс засоряется не просто быстро, а очень быстро. Одна из ключевых привычек — регулярно его разбирать, иначе всё важное там тупо теряется.
• Все мы люди и всегда будет несколько задач, которые будут висеть в самом верху в overdue или кочевать от недели к неделе просто потому что они важные и не срочные.
  У меня, например, в самом верху списка уже два месяца висит “обновить bios на ноутбуке” 😄
  Важно следить, чтобы их было совсем немного и что-то всё-таки делать, пусть и не сразу.
• Если задача нудная/скучная/неприятная, заложите сострадание к себе в её формулировку. Например, “продраться через дурацкого голосового робота и дозвониться в банк”. Идея не моя, а из одного марафона Максима Дорофеева, но помогает нереально!
  Важно при этом не критиковать себя — от формулировок вроде “наконец-то доделать отчёт” задача приятнее не станет.
• Если задача мало того что неприятная, так ещё и пугает своей монументальностью, дробите её на совсем нестрашные куски. Да, это всем известный метод поедания слона по частям, а лично мне помогает делать настолько мелкие под-задачи для неприятных нудных дел, что проще сделать эту мелочь, чем генерировать отмазку, почему её делать не надо 😅
  Личный пример: я вызвалась помочь родителям с переводом финансовых документов на французский, это было не срочно и в результате задача “перевести первый файл” у меня висела почти месяц 😢
  Я её разбила на совсем крошечные шаги, которые скорее стыдно не сделать: “найти в почте переведённые файлы за 2017-й год и сложить в папку”, “положить все новые 2-НДФЛ в эту же папку”, “открыть один файл и проверить, можно ли вносить перевод сразу туда”, “собрать типовые формулировки в текстовый файл” и т.п.
  Нудновато, зато нестрашно, мозг видит, что дел на десять минут (поиск по почте прогнать) или максимум на полчаса (отредактировать файл, уже имея на руках формулировки), и не пасует.

Что пока живёт отдельно:

• Фоллоу-апы по почте по рабочим задачам из категории “пнуть клиента в следующую среду вопросом, как дела и решилась ли проблема”.
  Для этого есть удобный сервис, который не требует дополнительных телодвижений с создаванием напоминалок: https://www.followupthen.com/
• Дни рождения всё ещё живут в отдельном приложении и бомбят напоминалками каждые 14–7–3–2–1 дней. Могу потом при срабатывании напоминалки завести задачу в ToDoIst “выбрать / купить / забрать из пункта выдачи подарок”.
• Список фильмов, которые нам рекомендовали и из которых можно выбрать что посмотреть. Он расшарен у нас с мужем в совместную заметку в Google keep. Смотрим мы их редко, если выдаётся свободный вечер, и не хочется делать из этого задачи.
• Аналогично со списком книжек, которые я хочу прочитать: они у меня распылены между читалкой на телефоне, Kindle, Storytel и полкой с бумажными книгами, а общий список я храню в голове (хотя иногда смотрю, как это делает Иван Замесин в своей эпической табличке в AirTable и плАчу от зависти).
• Задачи вроде “сделать домашнюю работу по французскому” не вношу вообще никуда, я и так знаю, какие вечера на неделе у меня заняты под домашку 😅

Вот такая получилась выжимка, надеюсь, вам тоже “зайдут” и система GTD, и ToDoIst. А вообще если вам интересны темы личной эффективности, тайм-менеджмента и выживания на совещаниях, то добро пожаловать в одноимённую секцию навигатора по блогу, там живёт ещё очень много всего полезного 🔥