Как всё успевать и ничего не терять (система GTD)
Эта статья для всех — и кто ничего не успевает и всё теряет, и кто очень организован, но хочет ещё лучше. А ещё для тех, кто хочет хранить в одном месте все дела, планы и идеи.
Недавно наткнулась на пару видео про GTD (getting things done), выглядит как интересная система — и для работы, и для жизни. Как раз ничего не теряется и всё органично хранится в едином пространстве.
У меня в целом нет проблем с тайм-менеджментом, организацией или напоминалками, я легко переключаюсь между рабочими и личными системами. Для работы у меня ежедневник со списком дел на день, Google-календарь и Trello для записи идей (планирую рассказать про него подробнее в отдельном посте, классная вещь!), а для семьи и жизни вне работы у меня Google Keep с его напоминалками, маркерная доска в квартире, куда мы с мужем пишем дела, не привязанные к датам, и отдельно проект по блогу со всеми материалами и черновиками. Но в последнее время всё больше хочется хранить всё в одном месте в единой системе, поэтому я и смотрю сейчас активно в сторону GTD.
Итак, погнали разбираться по порядку — что такое GTD, почему это такая эффективная методика (скорее даже стиль жизни) и как правильно её внедрять. Как обычно, напишу основные тезисы и приложу все ссылки.
Что такое GTD?
- GTD (getting things done) — это система, выходящая за рамки типового to-do или ежедневника. Она охватывает всю вашу жизнь, в ней не только дела, но и планы, идеи и мечты.
- Изначально она была предложена Дэвидом Алленом в 2001-м году и заточена под “бумагу” (например, в ней фигурирует несколько коробок, чтобы складывать туда бумаги по группам).
- Главный принцип GTD — записывать каждую идею или задачу в специальное место, а потом специальным образом обрабатывать все эти записи.
Что мы заносим в систему:
- Все долгосрочные и краткосрочные задачи: не только рабочие, но и по саморазвитию, и бытовые.
- Все дела, привязанные к календарю
- Личная жизнь (всё связанное с семьёй, друзьями, отдыхом и т.п.)
- Списки книг, фильмов, сериалов, статей
- Глобальные цели на жизнь
Как правильно разбирать записи и задачи:
У нас есть корзина входящих задач — это место, куда всё заносится. Причём это не только задачи, но и планы (от “вынести мусор” до “сменить работу”), книги, которые хочется прочитать, мысли, идеи и т.п. Каждый день мы будем тратить 5–10 минут на разбор корзины.
Разбор идёт “повопросно”, читайте вопросы и смотрите схему выше, она очень логично и наглядно всё показывает.
Вопрос 1: Нужно ли что-то делать с этой информацией?
- НЕТ и это бесполезная информация → в мусор
- НЕТ и это полезная информация → в заметки
- ДА → переходим к вопросу 2
Вопрос 2: это делать мне?
- НЕТ → делегировать помощнику, коллеге, пр. → переносим в папку “лист ожидания”, помечаем дедлайн и кому делегировали
- ДА → переходим к вопросу 3
Вопрос 3: когда это делать?
- есть четкая дата → переносим в календарь (например, визит к врачу)
- нет четкой даты, на отдаленное будущее → заносим в папку “когда-нибудь потом”
Вопрос 4: это одношаговая задача?
- ДА (например, “записаться к врачу”).
Если занимает меньше 2 минут, то делаем сразу.
Если нет, то заносим в папку “дальнейшие действия” - НЕТ (например, “освоить GTD”) → создаём проект “освоение GTD”.
Дальше определяем первое, одношаговое действие (например, “посмотреть вебинар”) → заносим его в папку “дальнейшие действия”. После того, как делаем первое действие, намечаем второе — и т.д. по той же схеме.
Примечание: про правильное делегирование команде у меня есть отдельная статья: “Делегирование, постановка и контроль задач”.
Какой софт использовать?
Приложений на рынке много, во втором видео коротко упоминают про различия между ними.
В целом советуют ToDoIst, я тоже его использую (до этого ещё смотрела в сторону приложения Хаос-Контроль).
Вот здесь есть отличная статья про то, как настроить проекты, метки и приоритеты по системе GTD в приложении ToDoIst. Открывайте в отдельной вкладке и переходите к части 3 (Practice), как только дочитаете эту статью 😉
Как внедрять?
Начинаем с самого сложного и долгого (но необходимого!) действия:
- Выделяем 8–10 часов свободного времени, в идеале — в выходной или в отпуск. Да-да, лучше сконцентрированно посидеть денёк-другой, но всё спокойно сделать.
- Собираем все свои списки покупок, книг, желаний, целей и пр. Получится десяток тысяч записей, не пугаемся 😅
- Представляем, что это всё висит в корзине входящих задач и раскидываем по контекстам, приоритетам, календарям, спискам дальнейших действий и т.п. — по описанной в секции выше схеме.
Важно: самая главная сложность внедрения GTD — либо внедрять полностью, либо никак (если не готовы внедрять — не начинайте).
Как сказал автор видео, ведите ежедневник и не парьтесь 😄 Собственно, поэтому автор и предлагает начинать внедрять самую сложную часть GTD в отпуске или на праздниках, так как помимо разбора всех списков, надо будет ещё сформировать привычку ежедневного разбора корзины входящих задач.
Собственно, переходим к ней.
Как работаем дальше?
- Пишем любую идею в корзину входящих задач. Помните, что списки книг и фильмов на почитать/посмотреть идут туда же. Посоветовали сериал и вы хотите глянуть ?— Записывайте.
- Выделяем 5–10 минут в день на разбор корзины и просмотр календаря и списка дальнейших действий.
- Дополнительно выделяем в выходные полчаса в день на просмотр всей системы (состояния дел, планов на год и того, чем вскоре стоит заняться и т.п.).
- Следим, чтобы папка “когда-нибудь потом” не захламлялась.
- Для большой цели всегда создаём отдельный проект.
- Делим задачи по контексту (“сделать у компьютера”, “спросить во время общения с N”, “в очереди, когда есть минутка” и т.п.)
- Совет из видео: если у вас есть немного свободного времени, например, вы приехали раньше на встречу, открывайте приложение, смотрите список “дальнейшие действия”, выбирайте задачу в зависимости от контекста и приоритета и делайте её. Собственно, это ответ на вопрос, почему так важно делить задачи по контексту.
Всё! Поздравляю, теперь вас тоже бесят непродуктивные люди, которые вечно всё не успевают, забывают и теряют 😄
Другие мои статьи про тайм-менеджмент и продуктивность:
- Как поймать дзен продуктивности в работе и быту, используя ToDoIst (личный опыт)
- Планирование в условиях неопределённости и почему постановка целей не работает (читать)
- Тайм-менеджмент в случаях, когда to-do листы не работают и мешает лень (читать)
Ссылки на видео:
Первое видео покороче и более ёмкое, второе скорее прелюдия-реклама серии вебинаров, но в нём есть интересные слайды (например, почему каноничное GTD Дэвида Аллена не работает в 2021-м году или сколько раз автор внедрял GTD прежде чем получилось сделать это полноценно), а также немножко про софт для GTD и много ответов на вопросы.
Лично у меня в мои 30+ лет от видео есть ощущение “ох уж эта молодёжь”, потому что автор сильно моложе, но от мегаполезности контента это ощущение очень быстро проходит 😄
