Как запустить внутренние митапы, от которых все выиграют

Недавно вспоминала одно из прошлых мест работы, где была налажена культура регулярных внутренних митапов с обменом знаниями и опытом. Параллельно вспомнила ещё две компании, в одной митапы не взлетели, во второй они насаждались “сверху” и каждый раз их просто надо было пережить 😅

Вообще запустить кросс-командные душевные встречи — это моя давняя мечта, я к ней стремлюсь, хоть ресурсов катастрофически не хватает. Если это и ваша мечта, то вам сюда!

• Если внутри вашей команды в расписании нет регулярных встреч, то начать можно отсюда — “Agile в техподдержке”.
• А я сегодня напишу про классное выступление один-в-один по теме и поделюсь конспектом (ссылка на видео, как обычно, внизу статьи). Спасибо Алексею Долгушеву за презентацию, всё очень грамотно разложено по полочкам 👍

Согласно его делению, есть две ситуации — “митапов нет вообще, но хочется”, и “митапы есть, но вялые”. Посмотрим, что можно сделать в каждой из них.

Ситуация 1: внутренних митапов в компании нет, но хочется завести

Обратимся к модели Уилбера для организаций (подробный текст для любознательных есть тут, а картинка ниже). Звучит занудно, но не стоит ужасаться такому прыжку с места в карьер классификации 😅 Просто внимательно посмотрите на 4 квадрата и вчитайтесь в подписи к столбцам и строкам, эта информация будет вам нужна дальше:

Если вы хотите добавить регулярные внутренние митапы в компанию, то это левый нижний угол — организационная культура. Соответственно, вам надо работать со всеми оставшимися квадратами, это три направления:

1. работать с лидерами
2. работать с процессами
3. работать с тем, что думает каждый сотрудник

А теперь подробнее про каждое направление — с советами и лайфхаками.

1. Работа с лидерами

• Лидеры —это люди, к которым в организации приковано чуть больше внимания, чем к рядовым сотрудникам. Обратите внимание, что это не всегда именно руководитель большого отдела, это может быть тимлид отдельной группы, архитектор, старожил или просто крутой коллега.
• Если лидер всё делает правильно, то с большей вероятностью это уйдет в массы и все так будут делать. Например, если локальные лидеры с энтузиазмом воспримут идеи митапов и на них выступят, то остальные коллеги с большей вероятностью вовлекутся в процесс.
• Если коротко, то надо ”продать” локальным лидерам идею митапов и вовлечь их под соусом “вам есть что рассказать”.
• Как вовлечь?
  Вариант 1: объединять через локальный контекст — предложить идею митапов как встречи время от времени, чтобы рассказывать друг другу о каких-то своих локальных результатов.
  Вариант 2: привести пример с годовыми отчётами руководства, где они рассказывают о развитии компании, и предложить делать что-то похожее, но локально, в команде.

Примечание: не забывайте, что по этой же классификации лидеров, вы — тоже лидер. Да-да, лидер направления запуска внутренних митапов. Поэтому для налаживания процесса вам полезно выступить самому, подать пример и расшевелить коллег.

2. Работа с процессами

Общее правило: отношение людей к чему угодно становится более серьезным, когда это что угодно (в нашем случае — митапы) обрастает атрибутами и встраивается в рабочий процесс.

Например, вот так:

• добавить митапы в рабочий календарь;
• делать регулярные анонсы;
• оформить всю необходимую информацию страницей в вики;
• сделать канал, посвящённый митапам, в slack или любом корпоративном мессенджере.

Перепечатала с одной из картинок презентации вот такой пример гугл-формы про внутренние митапы:

Мы боремся за общую культуру презентаций и митапов — прочитайте небольшую инструкцию в канале #meetups (<ссылка на пост>).
Хотите выступить на митапе? Напишите в #meetups или в личку #this_guy.
Посетили митап? Не забудьте заполнить форму с обратной связью, <ссылка на форму>.
Будущие митапы:
<список тем, спикеров и дат>

Также обратите внимание, что все эти атрибуты и “формальности” сильно упрощают жизнь людям, которые первый раз столкнулись с концепцией митапа. А также новичкам, приходящим к вам в компанию 👍

Высший пилотаж:

• Вытаскивать полезную информацию для внутренних митапов из вашей ретроспективы (“Что из этого могло бы быть полезно коллегам? Если кто-то столкнется с такими же задачами, как они смогут их решить, опираясь на наш опыт?”).
• Использовать трюк с “переходящим знаменем”, когда на митапе докладчик в конце своего доклада говорит, мол, в следующий раз прошу выступить Васю. Так Васе тяжелее отказаться выступать 😏

3. Работа с тем, что думает каждый сотрудник. Модерация и обратная связь

Во-первых, с самого начала вам надо быть готовым управлять ходом митапа и при необходимости его модерировать. Поэтому сразу заложите это себе в план ☝️

Во-вторых, не стоит недооценивать важность обратной связи — её надо регулярно собирать, обрабатывать и с её помощью “подкручивать” процессы и улучшать ваши митапы.

Вот парочка приёмов, которые можно взять на вооружение

1. Используйте более мягкие формулировки вопроса вместо “Про что ты готов рассказать на митапе?”
   Например: “О чём было бы интересно услышать от коллег?”
   или
   “Расскажи о своём проекте? Что там сложного? Что интересного?”
   или
   “Какие в компании есть крутые проекты? Почему ты так считаешь?”
2. В видео приводился пример классного опросника по результатам митапа — не скучного, не длинного, но подробного и с хорошими вариантами ответов 🔥 Вот его полный текст:

• Тема доклада (ответы: попробую использовать это на практике / использовать не буду, но было интересно / совсем мимо меня)
• Подача материала (ответы: так держать! / надо улучшать, но не знаю, что именно / есть идеи, что можно улучшить / докладчик, готовься лучше)
• Структура доклада (ответы: всё четко, последовательно и логично / в некоторых местах были неочевидные переходы / тема доклада не полностью раскрыта / запутано и непонятно).
• Что вам больше всего понравилось в докладе? (поле для ответа)
• Что можно было бы улучшить? (поле для ответа)

Это был третий важный аспект из трёх. Ещё раз проговорим, что при соблюдении всех трех пунктов (работа с лидерами, с процессами и с тем, что думает каждый сотрудник) в квадратике “организационная культура” нашей схемы появятся регулярные классные митапы, на которые все будут с удовольствием ходить 👍

А теперь рассмотрим вторую ситуацию и как всё исправить.

Ситуация 2: Внутренние митапы есть, но процесс идёт вяло.

Например, вы хотите раскачать митапы и уговорить конкретного коллегу побыть спикером на докладе. А он отбрыкивается всеми силами 😅
Если копнуть глубже, то есть 4 наиболее популярные причины, почему конкретный человек не делает чего-то, что вы хотите, чтобы он сделал:

• он не умеет
• он не понимает цель
• он не может
• он не хочет

Подробнее рассмотрим каждую из них.

“Не умеет”

• Часто это равнозначно “не знает как подступиться”.
• Можно сделать чат/раздел внутри компании и там постить примеры статей и докладов с разбором, что именно понравилось и что можно взять в качестве best practices (акцент не на теме, а на реализации — логика повествования, аргументация, иллюстрации и т.д.). Ну то есть по сути собирать мнения, как технически сделано то или иное выступление, чтобы набрать собственную базу. Докладчики смогут на неё опираться при подготовке собственного выступления на митапе.
• Радикальное решение — сидеть рядом и помогать человеку готовить доклад, периодически задавая наводящие вопросы, с чем конкретно сложности (например, человек не умеет рисовать слайды или плохо раскидывает по ним информацию).
  Решение интересное, но не всегда оправданное по количеству усилий.

“Не понимает цель”

Можно попробовать оперировать в качестве доводовов плюсами митапов, например, такими:

• Самое клёвое в митапах — это переиспользование чужого опыта (повышение скорости и понижение стоимости принятия собственных решений).
• Митапы — это расширение кругозора. На нём можно поговорить о вещах не в фокусе, которые не попадаются в каждодневных задачах.
• Митапы — это способ потренироваться систематизировать свой опыт и доносить его до коллег (читайте: тренировка soft skills).

“Не может”

Мы все живые люди и у человека, которого вы хотите уговорить выступить, могут быть свои ограничения. Например, он сейчас работает в режиме недельного аврала над какой-то срочной задачей или в конкретные дату и время вашего митапа занят на созвоне.

“Не хочет”

Здесь как вариант — оставить пока человека в покое. Хорошая новость в том, что “не хочет” — это не перманентный статус. Попробуйте договориться, что вы к нему подойдете с этим же предложением ещё разок через какое-то время.

На этом всё! Налаживайте митапы, это нереально крутая штука для команд и компании — вбуханные туда время и энергия окупятся сторицей, так что дерзайте! А ещё заходите в навигатор по блогу, там всегда есть что почитать 😃

Ссылка на видео: