Совещания здорового человека: как не потратить 3 часа на “быстренько обсудим”
Сейчас весь интернет полон советов, как эффективно работать удалённо, а перед трудоголиками встала проблема, как НЕ работать больше 10–12 часов из дома, где тебя ничто не сдерживает :) Все совещания тоже резко переместились из оффлайна в онлайн и превратились в созвоны, на которые при желании можно потратить целый день и в результате всё равно ни к чему не придти.
На прошлой неделе разбирала свои заметки с курсов тех.поддержки, отдельный блок там посвятили организации эффективных совещаний, чтобы они не становились потерянным временем для всех присутствующих. Расписываю здесь основные тезисы. Проверено: если фигачить строго по ним, быть жестоким модератором, не позволять скатываться в пустопорожние обсуждения и минимально подготовиться до созвона, то на самом совещании экономится просто прорва времени. Правда, меня за эту самую “жестокость” ненавидели все любители по три часа перекидываться шутками и отходить от темы, но сэкономленное время и эффективность встречи важнее, особенно сейчас.
Обязательные роли (можно совмещать):
- кто-то должен следить за таймингом
- кто-то должен следить за тем, чтобы не отклонялись от темы, и пресекать все эти отклонения
- кто-то должен фиксировать все принятые на встрече решения и договорённости
До совещания:
- Подготовьте и разошлите всем участника agenda — “повестку” дня и примерный тайминг встречи
- Сделайте заготовки для фиксирования вопросов и результатов (о них ниже)
Во время:
- В самом начале совещания чётко проговорите план встречи и ожидаемый результат
- Идите строго по agenda
- Если возникают вопросы, то сразу записывайте и вопросы, и ответы
- Если принято какое-то решение, то сразу фиксируйте и его, и сроки, и ответственных
- В конце встречи должен появится понятный план действий: кто / что / когда / как выполняет и по каким критериям будет проверяться результат.
Отдельно хочется выделить совет, который дали на курсах: во время обсуждений, надо всегда стремиться искать лучшее решение, а не проталкивать свою идею.
После:
- Для истории (кто и о чём договорился) напишите письмо или закиньте в корпоративный мессенджер результаты совещания
- Сразу поставьте себе все нужные напоминалки, чтобы вовремя проконтролировать то, о чём вы договорились.
Продуктивных вам совещаний!
